Rejestry, ewidencje, archiwa

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym z dnia 27.09.2005r. (Dz.U. 2005 nr 205, poz.1692), dane zgromadzone w rejestrach publicznych, prowadzone przez Starostwo Powiatowe w Sejnach, udostępnia się podmiotom publicznym oraz podmiotom nie publicznym realizującym zadania publiczne lub zlecone przez podmiot publiczny.

Dane zromadzone w rejestrach publicznych udostępnia się na pisemny wniosek, spełniający wymagania określone w par. 2 ust. 2 ww. rozporządzenia. Dane udostępnia się na warunkach, w sposób, w zakresie i w terminie określonym w przepisach, na których podstawie rejestr jest prowadzony. Jeżeli przepisy nie określają terminu udostępnienia danych, dane udostępnia się w terminie nie później niż 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie danych. Dane udostępnia się w formie papierowej lub w formie elektornicznej w formatach: doc, rtf, xls, pdf

Podmiot, któremu udostępniono dane, jest zobowiązany do ich zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych lub nieuprawnioną zmianą ich zawartości oraz przed ich wykorzystaniem niezgodnym z celem, dla którego zostały uzyskane. W związku z tym podmiot ten jest zobowiązany posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne gwarantujące ochronę udostępnionych danych w ww. aspektach.

 Wniosek o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrze publicznym

 

Sekretarz Powiatu

1. Rejestry:
- rejestr powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży,
- rejestr umów Starostwa Powiatowego w Sejnach

Powyższe dokumenty są dostępne w siedzibie Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. 1 Maja 1, 16-500 Sejny, w pokoju 11 z zachowaniem następujących zasad ich udostępniania:
1. Rejestry i ewidencje oraz dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym są udostępniane w obecności uprawnionego pracownika i w godzinach urzędowania Starostwa z uwzględnieniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych.
2. Rejestry prowadzone w Kancelarii tajnej są udostępniane wyłącznie w sposób i na zasadach określonych w art. 49 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

 

Wydział Organizacyjny


1. Rejestry:
- rejestr uchwał Rady Powiatu,
- rejestr wniosków i interpelacji radnych,
- rejestr wniosków i postulatów mieszkańców i innych podmiotów do rady powiatu oraz spokania z mieszkańcami i innymi podmiotami,
- rejestr aktów normatywnych (rejestr uchwał Zarządu Powiatu)
- rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw,
- rejestr skarg i wniosków załatwianych bezpośednio (w tym na jednostki podległe),
-rejestr zarządzeń własnych kierownictwa Starostwa,
-rejestr obwieszczeń i ogłoszeń,
-rejestr przyjęć interesantów Starosty, Wicestarosty
- rejestr wniosków nauczycieli ubiegających się o stopień awansu zawodowego  - mianowany,
- rejestr wniosków i postulatów mieszkańców i innych podmiotów do Zarządu Powiatu oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami,
- rejestr uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu
- rejestr zaświadczeń nauczycieli, którzy w wyniku postępowania egzaminacyjnego przed Komisją Egzaminacyjną, powołaną przez Zarząd Powiatu Sejneńskiego otrzymali stopień nauczyciela mianowanego,
- rejestr wydawanych aktów nadania stopnia awansu zawodowego dla nauczycieli mianowanych
- rejestr przesyłek wpływających,
- rejestr przesyłek wychodzących.
- rejestr instytucji kultury prowadzonych przez Powiat,
- rejestr rzeczy znalezionych.
- rejestr upoważnień osób (podmiotów) do działania  w imieniu Zarządu Powiatu
- rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej
- rejestr wniosków o udostępnienie informacji w celu ponownego wykorzystania


2. Ewidencje:
- ewidencja uczniowskich klubów sportowych działajacych na terenie powiatu sejneńskiego,
- ewidencja stowarzyszeń kultury fizycznej działających na terenie powiatu Sejneńskiego,
- ewidencja szkół i placówek oświaty publicznej - założonych w powiecie sejneńskim,
- ewidencja szkół i placówek oświaty publicznej - likwidowanych w powiecie sejneńskim,
- ewidencja  delegacji służbowych,
- ewidencja szkolonych,
- ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków,
- ewidencja stowarzyszeń zwykłych
- ewidencja dokumentacji niejawnej o klauzuli "zastrzeżone"

3. Inne:
-książka kontroli.

4. Archiwa:
- archiwum zakładowe

Powyższe dokumenty są dostępne w siedzibie Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. 1 Maja 1, 16-500 Sejny, w pokojach nr 8, 11, 12 w Wydziale Organizacyjnym oraz w siedzibie przy ul. Piłsudskiego 34 z zachowaniem następujących zasad ich udostępniania:
1. Rejestry i ewidencje oraz dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym są udostępniane w obecności uprawnionego pracownika i w godzinach urzędowania Starostwa z uwzględnieniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych.
2. Rejestry prowadzone w Kancelarii tajnej są udostępniane wyłącznie w sposób i na zasadach określonych w art. 49 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.
 

 

Wydział Finansowy

1) Rejestry:
1. Rejestr VAT zakupu Powiatu Sejneńskiego
2. Rejestr VAT sprzedaży Powiatu Sejneńskiego

Powyższe dokumenty są dostępne w siedzibie Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. 1 Maja 1, 16-500 Sejny, w pokojach nr 5 w Wydziale Finansowym z zachowaniem następujących zasad ich udostępniania:
Dane zawarte w rejestrach są udostępniane w budynku Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. 1 Maja 1, 16-500 Sejny przez pracownika prowadzącego rejestr, na wniosek petenta z uwzględnieniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych.

 

Wydział Architektury i Budownictwa


1) Rejestry:
1. rejestr decyzji administracyjnych o pozwoleniu na budowę i rozbiórkę,
2. rejestr dzienników budowy,
3. rejestr (ewidencja) zgłoszeń (art. 30 Prawa budowlanego),
4. rejestr wniosków o pozwolenie na budowę i rozbiórkę,

2) Ewidencje:
- ewidencja budynków.

3) Prowadzone archiwa:
- akta pozwoleń na budowę i rozbiórkę,
- akta zgłoszeń robót budowlanych.

Zasady udostępnienia:
1. Dane i informacje udostępniane są z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych.
2. Dane i informacje, o których jest mowa w ptk. 1)1-4 udostępniane są następującym podmiotom o ile są one niezbędne do realizacji ustawowych zadań na pisemny uzasadniony wniosek m. in.: Policji, Sądom, Prokuraturze, Urzędom Miasta, Urzędom Gmin, a także na wniosek stron postępowania, których one dotyczą w siedzibie Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. 1-go Maja 1, 16-500 Sejny w pokoju nr 4 w Wydziale Architektury i Budownictwa.
 


Wydział Geodezji i Kartografii


1. Ewidencja gruntów i budynków - informacja jawna, ogólnodostępna z uwzględnieniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych; wydawana na pisemny wniosek zainteresowanego.
2. Zasób Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno - Kartograficznej - informacje zasobu użytkowego wydawane na pisemny wniosek osobom zainteresowanym; informacje zasobu bazowego wydawane wykonawcom na podstawie zgłoszenia prac geodezyjnych i kartograficznych.

Zasady udostępniania informacji z pkt 1 i 2:
Dane są udostępniane w budynku Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. 1 Maja 1, 16-500 Sejny w pokoju nr 6, 7 i 14 przez upoważnionego pracownika, na wniosek petenta z uwzględnieniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych.

 

Wieloosobowe stanowisko pracy do spraw ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa

- Rejestr sprzętu pływającego służącego do amatorskieg i rybackiego połowu ryb.
- Rejestr wydanych kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego.
- rejestr wydanych pozwoleń wodno-prawnych,
- rejestr żywych zwierząt, gatunków wymieninonych w załącznikach A i B rozporządzenia Rady (WE) nr 338/97 z dnia 9 grudnia 1996r. w sprawie ochrony gatunków dzikiej fauny i flory w drodze regulacji handlu nimi, zaliczonych do płazów, ptaków, gadów lub ssaków,
- publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie,
- rejestr legalności pozyskania drewna.

Zasady udostępniania informacji z pkt 1,2,3,4:
1. Dane zawarte w rejestrach są udostępniane w budynku Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. Piłsudskiego 34, 16-500 Sejny przez pracownika prowadzącego rejestr, na wniosek petenta z uwzględnieniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych.
2. Dane z rejestru, o którym mowa w pkt.5 udostępniane są zgodnie z Ustawą z 27 kwietnia 2001r.-Prawo Ochrony Środowiska w siedzibie Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. Piłsudskiego 34, 16-500 Sejny w Wieloosobowym stanowisku pracy ds. ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa.


 

Wydział Komunikacji i Dróg

1. Rejestry:
- rejestr pojazdów (elektronicznie),
- rejestr wydanych dowodów rejestracyjnych (elektronicznie),
- rejestr wydanych pozwoleń i tablic tymczasowych (elektronicznie),
- rejestr wydanych nalepek kontrolnych (elektronicznie),
- rejestr wydanych znaków legalizacyjnych (elektronicznie),
- rejestr skasowanych tablic rejestracyjnych (elektronicznie),
- rejestr zatrzymanych przez Policję dowodów rejestracyjnych (elektronicznie),
- rejestr wydanych kart pojazdu (elektronicznie),
- rejestr nadanych numerów identyfikacyjnych w pojeździe (papierowy),
- rejestr wydanych uprawnień do kierowania pojazdami (elektroniczny/papierowy),
- rejestr wydanych międzynarodowych praw jazdy (elektronicznie),
- rejestr zatrzymanych praw jazdy (elektroniczny/papierowy),
- rejestr wydanych licencji (papierowy),
- rejestr wydanych zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne (papierowy),
- rejestr instruktorów (papierowy),
- rejestr zezwoleń do kierowania pojazdami uprzywilejowanymi (elektroniczny/papierowy).

 - wykaz ośrodków szkolenia kierowców i kandydatów na kierowców z terenu Powiatu Sejneńskiego oraz wykaz stacji kontroli pojazdów z terenu Powiatu Sejneńskiego (papierowy)

2. Archiwa:
- akta kierowców,
- akta pojazdów.

Powyższe dokumenty są dostępne w siedzibie Starostwa Powiatowego w Sejnach, ul. 1 Maja 1, 16-500 Sejny, w pokoju nr 1 w Wydziale Komunikacji i Dróg z zachowaniem następujących zasad ich udostępniania:
1. Dane i informacje udostępniane są z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Dane i informacje udostępniane są następującym podmiotom o ile są one niezbędne do realizacji ustawowych zadań na pisemny uzasadniony wniosek : Policji, Żandarmerii Wojskowej, Straży Granicznej, Urzędowi Ochrony Państwa, Wojskowym Służbom Informacyjnym, sądom, prokuraturze, organom inspekcji celnej, Ubezpieczeniowemu Funduszowi Gwarancyjnemu, starostom.
3. Dane i informacje udostępniane są także na wniosek właściciela, którego one dotyczą.
4. Minister właściwy do spraw administracji publicznej może udostępnić dane lub informacje osobom fizycznym, osobom prawnym lub jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej, jeśli wykaże swój uzasadniony interes - za odpłatnością.
5. Dane i informacje zgromadzone w ewidencji mogą na pisemny uzasadniony wniosek być udostępnione do celów komercyjnych, statystycznych lub badawczych w sposób wykluczający identyfikację osób lub pojazdów.

 

Metryka strony

Udostępniający: Samorząd Powiatu Sejneńskiego

Wytwarzający/odpowiadający: Starostwo Powiatowe w Sejnach

Wprowadzający: Henryka Pawlukanis

Data wprowadzenia: 2004-08-12

Modyfikujący: Henryka Pawlukanis

Data modyfikacji: 2017-01-04

Opublikował: Henryka Pawlukanis

Data publikacji: 2004-08-12