Zarządzenie Nr 34/2008
Starosty Sejneńskiego
z dnia 22 .12.2008 r.

w sprawie ustalenia zasad i trybu przeprowadzania służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Starostwie Powiatowym w Sejnach 

Na podstawie art. 19 ust. 8 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458) w związku z art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się zasady i tryb przeprowadzania służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Starostwie Powiatowym w Sejnach stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu .

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.



Starosta Sejneński

Ryszard Grzybowski

Załącznik do Zarządzenia Nr 34 /2008
Starosty Sejneńskiego
z dnia 22.12.2008r. r.

ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ ORAZ ORGANIZOWANIA EGZAMINU KOŃCZĄCEGO TĘ SŁUŻBĘ W STAROSTWIE POWIATOWYM W SEJNACH

§ 1. Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzenia służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Starostwie Powiatowym w Sejnach.

§ 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458);
2. Urzędzie – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Sejnach,
3. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Powiatu Sejneńskiego,
4. Starosta – rozumie się przez to Starostę Sejneńskiego lub działającego z jego upoważnienia Wicestarostę Sejneńskiego .
5. komórce organizacyjnej – rozumie się przez to Wydział i odpowiednio również samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie,
6. pracowniku - należy przez to rozumieć osobę rozpoczynającą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, która została skierowana do odbycia służby przygotowawczej,
7. kierowniku komórki organizacyjnej - rozumie się przez to odpowiednio również pracownika zajmującego samodzielne stanowisko pracy.

§ 3. 1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem, za wyjątkiem pracowników, którzy zostali zwolnieni z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy.
2. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.
3. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej sprawuje Sekretarz.
4. Wszyscy pracownicy urzędu, a w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.

§ 4. 1.Pracownik zostaje zwolniony z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na umotywowany wniosek Kierownika komórki organizacyjnej – jeżeli jego wiedza lub umiejętności umożliwiają, mu należyte wykonywanie obowiązków służbowych .
2. Zwolnienie z obowiązku odbycia służby przygotowawczej nie zwalnia z obowiązku przystąpienia do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą.
3. O zwolnieniu z obowiązku odbycia służby przygotowawczej pracownik zostaje powiadomiony drogą pisemną przez Sekretarza.
4. Wzór wniosku w sprawie zwolnienia ze służby przygotowawczej stanowi załącznik Nr 1.

§ 5. 1. Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej nie wcześniej niż po upływie 1 tygodnia od zatrudnienia i nie później niż przed upływem 1 miesiąca od dnia zatrudnienia.
2. Służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.
3. Czas trwania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika, zdolności do nabywania umiejętności i zdobywania wiedzy niezbędnych do pracy na zajmowanym stanowisku urzędniczym.
4. O terminie rozpoczęcia przez pracownika służby przygotowawczej i okresie trwania tej służby decyduje Starosta na wniosek Sekretarza.
5. Czas trwania służby przygotowawczej, może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy łącznie.
6. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.

§ 6. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:
1. zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu powiatowego, gospodarkę finansową oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu, w tym w szczególności:
a) ustawą o samorządzie powiatowym ,
b) ustawą o pracownikach samorządowych,
c) ustawą o finansach publicznych,
d) podstawowymi zagadnieniami z ustawy Prawo zamówień publicznych,
e) podstawowymi zagadnieniami ustawy o ochronie danych osobowych,
f) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
g) instrukcją kancelaryjną dla organów powiatu,
h) Kodeksem postępowania administracyjnego,
i) Statutem Starostwa powiatowego w Sejnach, Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Sejnach, Regulaminem Pracy Starostwa,
2. zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów, 3. zaznajomienia się z obowiązującymi w urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,
4. zaznajomienia się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych,
5. poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,
6. szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy oraz na stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo,
7. szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na zajmowanym stanowisku pracy, komórce organizacyjnej oraz sposobu prowadzenia niezbędnej dokumentacji,
8. nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej,
9. pracownik zatrudniony na stanowisku pracy związanym ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi powiatu ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w tych jednostkach.

§ 7. 1. W czasie odbywania służby przygotowawczej, pracownik przez ¾ tygodniowego czasu pracy wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której
jest zatrudniony, a w pozostałym czasie odbywa praktyki w innych komórkach organizacyjnych urzędu.
2. Praca na stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony w okresie służby przygotowawczej, polega przede wszystkim na praktycznym zaznajamianiu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej i prowadzeniu dla nich stosownej dokumentacji.
3. Podczas praktyk w innych komórkach organizacyjnych pracownik zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych komórek, w szczególności pod kątem współpracy z komórką organizacyjną lub stanowiskiem pracy pracownika.
4. W przypadku pracowników zatrudnionych w komórkach organizacyjnych lub na stanowisku pracy związanym ze współpracą z jednostkami organizacyjnymi, pracownik może zostać skierowany do odbycia praktyki w tych jednostkach organizacyjnych. Zakres odbywania tej praktyki ustala Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej.
5. Sekretarz, w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej, ustala dla pracownika plan służby przygotowawczej.
6. W planie służby przygotowawczej uwzględnia się praktyki we wszystkich komórkach organizacyjnych.
7. Plan służby przygotowawczej określa:
a) okres odbywania służby,
b) szczegółowy plan i rozkład godzinowy odbywania praktyk w innych komórkach organizacyjnych urzędu,
c) wykaz aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa,
d) wykaz odpowiedniej literatury fachowej,
e) zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiązany jest nabyć podczas służby przygotowawczej,
f) wykaz zagadnień egzaminacyjnych,
g) termin egzaminu, który powinien przypadać w okresie od 7 do 10 dni od zakończenia służby przygotowawczej.
8. Kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik odbywał praktykę w trakcie służby przygotowawczej, sporządza pisemną informację o przebiegu tej praktyki, powierzonych pracownikowi czynności, sposobie wywiązywania się pracownika z przydzielonych zadań i predyspozycjach pracownika do wykonywania tych . Informacje przekazuje się Sekretarzowi. Informacje te są jawne dla pracownika.
9. W przypadku samodzielnych stanowisk pracy informację, o której mowa w ust. 8 sporządza Sekretarz.
10.Po zakończeniu służby przygotowawczej Starosta na wniosek Sekretarza podejmuje decyzję:
a) o dopuszczeniu pracownika do egzaminu,
b) przedłużeniu służby przygotowawczej
c) o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązaniu stosunku pracy.
11. Ponowne przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie, gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.
12. W razie przedłużenia służby przygotowawczej przepisy ust. 1-11 stosuje się odpowiednio.
13. Ustalony termin egzaminu ulega odpowiedniemu przesunięciu w przypadku przedłużenia okresu służby przygotowawczej.

§ 8. 1. Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej, a w razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej, w terminie wyznaczonym przez Sekretarza.
2. Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna powołana zarządzeniem Starosty , której przewodniczy Sekretarz.
3. W skład Komisji wchodzi Sekretarz, kierownik właściwej komórki egzaminacyjnej oraz 1 -2 osób wybrane spośród pracowników urzędu, dysponujących odpowiednią wiedzą.
4. W przypadku samodzielnych stanowisk pracy, w skład Komisji Egzaminacyjnej wchodzą 3 osoby spośród pracowników urzędu, dysponujących odpowiednią wiedzą.
5.Starosta może wyznaczyć inny skład Komisji .
6. Osoby powołane do składu Komisji składają pisemne oświadczenia, że:
a) nie są małżonkiem, krewnym lub powinowatym do drugiego stopnia włącznie pracownika,
b) nie pozostają wobec pracownika w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.
7. W przypadku wystąpienia okoliczności o których mowa w ust.6,w czasie trwania egzaminu, Przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje o tym Starostę.
8. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr.2 .
9. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.
10. Egzamin składa się z części pisemnej i części ustnej.
11. Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, ustala maksymalną liczbę punktów za każde pytanie i zadanie oraz ocenia odpowiedzi i sposób wykonywania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.
12. Część pisemna egzaminu składa się z zestawu do 10 pytań, dotyczący ustroju samorządu powiatowego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej, a także spraw załatwianych w komórce organizacyjnej pracownika. Część pisemna trwa do 30 minut. Każde pytanie jest punktowane 1 lub 2 punktami.
13.Część ustna obejmuje 5 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej, dotyczących struktury organizacyjnej urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych komórkach organizacyjnych, w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik, otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana od 0 do 5 punktów.
14. Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu jednego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 10-15 minutową przerwę. Poza przerwą pracownik nie może opuszczać pomieszczenia, w którym przeprowadzany jest egzamin.

§ 9. 1. Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji Egzaminacyjnej, egzaminowany pracownik.
2. Dopuszczalne jest przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.
3. Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym (egzaminowanymi) musi stale przebywać, co najmniej 2 członków Komisji.
4. Podczas przeprowadzania części ustnej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie komisji.

§ 10. 1. Komisja Egzaminacyjna, niezwłocznie po przeprowadzeniu egzaminu przystępuje do sprawdzenia i oceny poszczególnych części egzaminu.
2. Obrady Komisji są niejawne.
3. Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez pracownika w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwych do uzyskania za każdą część egzaminu. Uzyskanie, co najmniej 60% punktów za każdą z części egzaminu oznacza zaliczenie egzaminu z wynikiem pozytywnym.
4. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
5. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Zawiera on:
a) imię i nazwisko pracownika,
b) nazwę stanowiska pracy,
c) datę odbycia egzaminu,
d) skład Komisji Egzaminacyjnej,
e) wyniki poszczególnych części egzaminu.
6. Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej, pisemne informacje, o których mowa w § 6 ust. 8 i 9, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami.
7. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik.
8. Pracownikowi, który zaliczył egzamin kierownik urzędu wystawia w 2 egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu. Jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, a drugi do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej i, dokumentacji kadrowej. Wzór zaświadczenia stanowi załącznik nr 3.
9. Po uzyskaniu pozytywnego wyniku egzaminu, przed zawarciem umowy o pracę, pracownik składa ślubowanie. Wzór ślubowania stanowi załącznik nr 4.
10.Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.
11.Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Wydziale Ogólnym.

§ 11. 1.Wszystkie czynności zastrzeżone w niniejszym zarządzeniu dla Sekretarza może przejąć do wykonania Starosta.
2.Starosta może uchylić i zmienić decyzję Sekretarza.
3.Starosta zastrzega sobie:
a) możliwość uczestnictwa w posiedzeniach Komisji,
b) prawo do wglądu w dokumentację,
c) zadawania pytań pracownik na każdym etapie służby przygotowawczej i egzaminu.