Zarządzenie Nr 12/05

Starosty Sejneńskiego

z dnia 29 lipca 2005r

w sprawie określenia zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania

z kontami księgi głównej w Starostwie Powiatowym w Sejnach

 

 

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz. U. z 2002r nr 76 poz. 694 ze zmianami) zarządzam co następuje:

 

§ 1.

Starostwo Powiatowe w Sejnach Prowadzi ewidencję księgową przy użyciu komputera. Program komputerowy do obsługi ksiąg rachunkowych to - Program Finansowo-Księgowy "Perseus fk" wersja 1.01. Zasady działania programu są określone w protokole z dopuszczenia programu komputerowego do pracy w Starostwie Powiatowym w Sejnach z dnia 1.07.2003r.

 

§ 2.

Starostwo prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z obowiązującym planem kont, w sposób umożliwiający:

- usystematyzowanie wszystkich operacji gospodarczych według kont syntetycznych i analitycznych przewidzianych w planie kont,

- zarejestrowanie wszystkich operacji w porządku chronologicznym,

- sprawdzenie prawidłowości i kompletności zapisów księgowych w powiązaniu z dowodami księgowymi, na podstawie których ich dokonano.

 

§ 3.

Księgi rachunkowe Starostwa obejmują:

1. Dziennik - służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu danych o operacjach gospodarczych. Numer pozycji w dzienniku jest nadawany automatycznie. Numer dziennika jest "ciągnięty" w ramach roku obrachunkowego dla każdego rodzaju dokumentu oddzielnie. Kwoty zapisów w dzienniku powinny być sumowane miesięcznie a suma zapisów dziennika równa się sumie zapisów strony Wn i strony Ma księgi głównej.

2. Konta księgi głównej (konta syntetyczne) służą do ujęcia zapisów w porządku syntetycznym na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. W księdze głównej księgowanie rozpoczyna się wprowadzeniem sald aktywów i pasywów z bilansu za rok poprzedni. Ostateczne zamknięcie i otwarcie księgi głównej następuje w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

3. Konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne) prowadzić należy dla uszczegółowienia i uzupełnienia zapisów księgi głównej. Lista tych kont nie jest stała, tworzy się je stosownie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Suma sald początkowych i obrotów na kontach analitycznych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta syntetycznego.

4. W Starostwie prowadzi się ręcznie następujące księgi analityczne:

- księga inwentarzowa środków trwałych,

- księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych,

- księga inwentarzowa - ewidencja ilościowa pozostałych środków trwałych.

 

§ 4.

Zestawienie obrotów i sald - sporządza się je na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.

Zestawienie to powinno zawierać:

- symbole kont,

- salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec miesiąca,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec miesiąca.

Salda narastające od początku roku w zestawieniu powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotami dziennika.

Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy sporządzić zestawienie sald wszystkich ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych.

Księgi analityczne prowadzone ręcznie uzgadnia się co najmniej raz na koniec kwartału oraz na dzień inwentaryzacji składników majątkowych z kontami księgi głównej.

 

§ 5.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały (art. 23 ustawy o rachunkowości). Dane zaksięgowane można tylko i wyłącznie poprawić poprzez storno do już zaksięgowanych operacji. W księgach prowadzonych ręcznie błędny zapis można poprawić poprzez skreślenie i napisanie prawidłowych danych. Poprawka musi być podpisana przez osobę poprawiającą z wpisaną datą poprawki.

 

§ 6.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Sejneński

Piotr Marian Luto