zarzadzenie_4_2014
| Zarządzenie Nr 4/2014 w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych. Na podstawie § 5 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sejnach, przyjętego uchwałą Nr XXX/239/13 Rady Powiatu Sejneńskiego z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sejnach, zarządzam co następuje: § 1 W celu ujednolicenia i stosowania ogólnych warunków zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Sejnach wprowadza się Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. § 2 Zobowiązuje się wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w Sejnach do bezwzględnego przestrzegania zasad określonych w Regulaminie. § 3 Traci moc zarządzenie Nr 28/08 Starosty Powiatu w Sejnach z dnia 18 grudnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych oraz pracy komisji przetargowych w Starostwie Powiatowym w Sejnach. § 4 Zarządzenie obowiązuje od dnia 1 stycznia 2014 r.
Starosta Andrzej Szturgulewski
Załącznik: |
|
|
Załącznik do zarządzenia
starosty powiatu sejneńskiego
z dnia 10 stycznia 2014 r.
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Dział I
Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Sejnach.
Rozdział I
Zakres stosowania
1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do udzielania przez Starostwo Powiatowe w Sejnach zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych lub przy ich współudziale, w tym również ze środków:
1) pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,
2) pochodzących z budżetu Powiatu.
2. Niniejszy Regulamin określa zasady szczegółowej organizacji wewnętrznej postępowania przy wydatkowaniu przez Starostwo Powiatowe w Sejnach środków publicznych, a w tym:
1) przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
2) realizacji umów w sprawie zamówień publicznych,
3) ewidencjonowania zamówień publicznych,
4) sprawozdawczości.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu nie mają zastosowania do udzielania zleceń jednostkom organizacyjnym podległym Starostwu Powiatowemu w Sejnach.
Rozdział II
Słownik
1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) zamawiającym – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Sejnach;
2) kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Starostę Powiatu w Sejneńskiego oraz osoby pisemnie upoważnione do wykonywania zadań zastrzeżonych dla zamawiającego;
3) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047, 1473 z póź. zm.).
4) regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych;
5) dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w
szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu;
6) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie lub zaprojektowanie i
wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane
(tekst jednolity z 2003 r. Dz. U. Nr 207, poz. 2016, z późniejszymi zmianami), a także
wykonanie robót budowlanych, w rozumieniu tejże ustawy, przez osobę trzecią, zgodnie z
wymaganiami określonymi przez Zamawiającego;
7) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są
roboty budowlane lub dostawy;
8) środkach publicznych - należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z póź.zm.);
9) wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest
całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone
przez Zamawiającego z należytą starannością;
10) Wspólnym Słowniku Zamówień - należy przez to rozumieć system klasyfikacji
produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych;
11) wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia
publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
12) zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy, zawierane
między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty
budowlane;
13) komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć wydział lub samodzielne stanowiska pracy;
14) kierownik komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć kierownika wydziału, lub samodzielne stanowiska pracy;
Rozdział III
Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych
1. Sposób realizacji zamówienia uzależnia się od wartości przedmiotu zamówienia.
Rozróżnia się następujące postępowania:
1) dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa (netto) jest wyższa niż 25 000,00 złotych i nie przekracza równowartości kwoty 14 000 euro;
2) dostawy, usługi, roboty budowlane, których wartość (netto) zamówienia przekracza wyrażoną w
złotych równowartość 14000 euro i nie przekracza równowartości określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wynikające z Art. 11 ust 8 wymienionej ustawy (włącznie);
3) dostawy, usługi lub roboty budowlane, których wartość zamówienia przekracza wyrażoną w
złotych równowartość kwot określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wynikające z Art. 11 ust 8 wymienionej ustawy;
4) dostawy, usługi, których wartość zamówienia (netto) przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 207 000 euro (próg unijny);
5) roboty budowlane których wartość zamówienia (netto) przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 186 000 euro (próg unijny);
2. Zamówienia, o których mowa w rozdziale III pkt 1 ppkt 1) mogą być przeprowadzane samodzielnie przez poszczególne wydziały Starostwa z uwzględnieniem opinii oraz akceptacji osoby odpowiedzialnej za zamówienia w Starostwie Powiatowym w Sejnach.
3. Postępowania, o których mowa w rozdziale III pkt 1 ppkt 2) do ppkt 5) przeprowadzane są przez komisję przetargową.
4. Zakazuje się w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części
lub zaniżać jego wartości za wyjątkiem przesłanek zawartych w Art. 6a wymienionej ustawy.
5. Warunkiem do zawarcia umowy o zamówienie publiczne jest posiadanie najpóźniej w dniu podpisania umowy odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia.
6. Udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane jest
dopuszczalne jedynie w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale budżetowej.
7. W postępowaniach o wartości szacunkowej (netto) powyżej 14.000 euro powoływana jest komisja przetargowa.
8. Przechowywanie dokumentacji z postępowania o zamówienie publiczne spoczywa na
komórce organizacyjnej, która przeprowadziła procedurę.
9. Do archiwizacji dokumentacji związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne z
wyłączeniem postępowań, o których mowa w rozdziale III pkt 1 ppkt 1) ma zastosowanie art. 97 ustawy z wyjątkiem gdy umowa o dofinansowanie nie stanowi inaczej.
Rozdział IV
Udzielanie zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 14.000 euro
1. Zamówienia o wartości szacunkowej (netto) nie przekraczającej 14000 euro realizowane na podstawie Art. 4 pkt 8 są zwolnione z obowiązku stosowania przepisów ustawy. Muszą być jednak dokonywane zgodnie z niniejszym Regulaminem, ustawą o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
2. Zamówienia na dostawy, usługi, roboty budowlane o wartości szacunkowej (netto) od 25 000 złotych do 14.000 euro, mogą być udzielane samodzielnie przez poszczególne wydziały Starostwa z uwzględnieniem zapisów rozdziału III pkt. 2 niniejszego Regulaminu.
3. Zamówienia przeprowadzane samodzielnie przez wydziały Starostwa, w stosunku do zamówień o których mowa w rozdziale IV punkt 2, udzielane są po wyrażeniu zgody przez Starostę Powiatu w Sejnach - na podstawie wniosku sporządzonego według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do Regulaminu.
4. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej jest wartość rynkowa zamówienia.
5. W przypadku udzielania zamówienia o wartości (netto) większej niż 25000 złotych, wymagane
jest zawarcie umowy w formie pisemnej.
6. Jednorazowe zamówienia, o których mowa w pkt 2, o wartości (netto) większej niż 25 000 złotych, poprzedzane winny być pisemnym zapytaniem ofertowym skierowanym do co najmniej
dwóch wykonawców bądź ogłoszeniem na stronie internetowej zamawiającego z wyjątkiem
sytuacji, w których zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca. Z powyższych
czynności sporządza się protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
7. Wynik postępowania o zamówienie zatwierdza Starosta Powiatu w Sejnach lub osoba przez niego pisemnie upoważniona.
8. Po podpisaniu umowy przez strony, w wyniku prowadzonego postępowania o
zamówienie na podstawie rozdziału IV punkt 3 niniejszego Regulaminu, kierownik wydziału dla którego będzie realizowane zamówienie lub będzie największy udział, przekazuje jeden egzemplarz umowy Skarbnikowi Powiatu.
Rozdział V
Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne na dostawy,
usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną
w złotych równowartość 14.000 euro z uwzględnieniem progów unijnych.
1. Postępowania na dostawy, usługi, roboty budowlane, których wartość zamówienia
przekracza wyrażoną w złotych równowartość 14 000 euro i nie przekracza równowartości określonej w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów zgodnie z Art. 11 ust 8 wymienionej ustawy
(włącznie), realizowane są przez powołaną komisję przetargową.
2. Kierownik wydziału występuje do kierownika zamawiającego z wnioskiem załącznik nr 3 o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne.
We wniosku należy zawrzeć co najmniej:
1) opis przedmiotu zamówienia
2) wartość szacunkową netto zamówienia z określeniem daty jej sporządzenia oraz imieniem i nazwiskiem osoby określającej wartość zamówienia;
3) termin lub okres realizacji zamówienia;
We wniosku należy ponadto określić środki finansowe przeznaczone na realizację przedmiotu
zamówienia, potwierdzone przez Skarbnika Powiatu.
3. Zatwierdzony wniosek przekazywany jest dla Przewodniczącego komisji przetargowej, celem
nadania mu numeru rejestrowego i rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne.
4. Komisja przetargowa, powołana na podstawie zarządzenia Starosty Powiatu w Sejnach
opracowuje dokumenty związane z zamówieniem publicznym oraz przedstawia je do
zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego.
5. Wynik postępowania o zamówienie publiczne zatwierdza kierownik zamawiającego.
6. Po zatwierdzeniu postępowania o zamówienie publiczne, jego wynik przekazywany jest
wykonawcom, którzy uczestniczyli w postępowaniu oraz jest upubliczniony zgodnie z
wymaganiami określonymi w ustawie.
7. Po wyborze najkorzystniejszej oferty oraz po upływie terminów na wniesienie
odwołania a w przypadku jego wniesienia po jego ostatecznym rozstrzygnięciu wzywa się wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą do podpisania umowy.
8. Po podpisaniu umowy przez strony, Przewodniczący komisji przetargowej przekazuje jeden
egzemplarz umowy do komórki organizacyjnej, która wnioskowała o przeprowadzenie
postępowania o zamówienie publiczne. Kierownik wydziału przekazuje 1 egz. oryginału umowy Skarbnikowi Powiatu.
Rozdział VI
Umowy w sprawach zamówień publicznych
1. Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne stosuje się przepisy ustawy Pzp. oraz
Kodeksu Cywilnego.
2. Zamówienia, których wartość (netto) przekracza 25.000 złotych wymagają zawarcia umowy w formie pisemnej.
3. Projekt umowy o zamówienie publiczne sporządza wspólnie z kierownikiem komórki organizacyjnej, która będzie realizować zamówienie, przewodniczący komisji przetargowej. W umowie należy uwzględnić wszelkie istotne okoliczności związane z realizacją zamówienia, takie jak np.: cena, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, sposób zapłaty
wynagrodzenia, rozliczenia, zabezpieczenie należytego wykonania, przewidywane kary umowne, okresy gwarancji.
4. Umowy w sprawach zamówień publicznych, których wartość (netto) przekracza 14 000 euro winny być zaakceptowane pod względem formalno - prawnym przez radcę prawnego. Powyższe uzewnętrznia się parafą i pieczęcią radcy prawnego na projekcie i ostatecznym tekście umowy.
5. Umowy o zamówienia publiczne opisane w rozdziale VI pkt 2 wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.
6. Postępowanie o zamówienie publiczne, które nie zostało unieważnione skutkuje zawarciem wiążącej umowy.
7. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego
zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.
8. Umowę o zamówienie publiczne zawiera się na czas oznaczony, z zastrzeżeniem art. 143
ust.1 i 1a ustawy.
9. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na
podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich
zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy
lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.
10. Umowa jest nieważna, między innymi w sytuacjach wykraczających poza art. 144 oraz wypełniająca przesłanki z art. 146 ustawy.
11. Podpisanie umowy przez zamawiającego wymaga, poza podpisem dwóch członków Zarządu kontrasygnaty Skarbnika Powiatu bądź osoby/osób pisemnie upoważnionej/ych.
Rozdział VII
Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość
1. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane są plany
zamówień publicznych, sporządzane przez komórki organizacyjne na okres jednego roku
kalendarzowego, w ciągu 14 dni po uchwaleniu budżetu powiatu na dany rok budżetowy.
2. Ustalając wartość szacunkową zamówienia należy mieć na uwadze w szczególności
art. 29 - 35 ustawy (Dział II Rozdział 2. Przygotowanie postępowania).
3. Pracownik Starostwa mający w zakresie obowiązków zamówienia publiczne w Starostwie sporządza zgodnie z art. 98 ustawy, roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych.
4. Osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne w Starostwie przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie z postępowań przeprowadzonych przez Starostwo Powiatowe w Sejnach oraz Powiat Sejneński w danym roku, w terminie do 1 marca następnego roku.
DZIAŁ II
ORGANIZACJA, SKŁAD, TRYB PRACY, ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORAZ
ODPOWIEDZIALNOŚĆ CZŁONKÓW KOMISJI PRZETARGOWYCH
Rozdział I
Organizacja i skład komisji przetargowych
1. Do przygotowania i przeprowadzenia lub przeprowadzenia postępowań, których wartość szacunkowa (netto) przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14000 euro, w Starostwie Powiatowym w Sejnach powoływane są komisje przetargowe, które mogą mieć charakter stały lub mogą być powoływane do przygotowania i przeprowadzenia określonego postępowania.
2. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powołanym
do przygotowania i przeprowadzenia lub do przeprowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego.
3. Komisja przetargowa powoływana jest przez kierownika zamawiającego.
4. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób. Kierownik zamawiającego
spośród jej członków wskazuje przewodniczącego i sekretarza.
5. W pracach komisji uczestniczą członkowie komisji, ewentualnie powołani biegli.
6. Z pośród członków komisji co najmniej jeden członek winny być specjalistą z dziedziny stanowiącej przedmiot zamówienia.
7. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i
przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych,
kierownik zamawiającego z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji może powołać
biegłych. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na wniosek komisji udziela dodatkowych
wyjaśnień.
8. Wyłączenie członka komisji, biegłego oraz innych osób występujących po stronie
Zamawiającego następuje zgodnie z art. 17 ustawy. O zaistniałej sytuacji przewodniczący
komisji informuje kierownika Zamawiającego. W miejsce wyłączonego członka, kierownik zamawiającego powołuje nowego członka komisji w przypadku gdy skład komisji będzie mniej niż 3 osobowy.
9. Komisja przetargowa rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.
10. Komisja przetargowa kończy pracę związaną z danym postępowaniem po
uprawomocnieniu się jego wyniku – z chwilą podpisania umowy o wykonanie zamówienia
publicznego lub unieważnienia postępowania.
Rozdział II
Tryb pracy komisji przetargowej
1. Pracami komisji kieruje przewodniczący, który ma prawo wydawania poleceń członkom
komisji.
2. Członkowie komisji wykonują prace wskazane im przez przewodniczącego na
posiedzeniach komisji lub indywidualnie.
3. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się
wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. Wszyscy członkowie
komisji powinni zachować bezstronność i poufność w zakresie związanym z badaniem
i oceną ofert.
4. Członkowie komisji, osoby biorące udział w przygotowaniu postępowania i zamawiający składają pisemne oświadczenia, pod rygorem odpowiedzialności karnej, o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy.
5. Każda osoba, występująca po stronie zamawiającego, która znajdzie się w sytuacji
potencjalnego konfliktu interesów ze względu na powiązanie z dowolnym wykonawcą,
zobowiązana jest pisemnie zgłosić taki fakt kierownikowi Zamawiającego za pośrednictwem
przewodniczącego komisji. Powyższe oświadczenie jest równoznaczne z wycofaniem się z prac komisji.
6. Dla ważności podjętych przez komisję decyzji wymagana jest na posiedzeniu obecność co
najmniej połowy liczby członków komisji.
7. W przypadku braku jednolitego stanowiska komisji, decyzje podejmowane są zwykłą
większością głosów członków komisji obecnych na posiedzeniu. W przypadku równej liczby
głosów, decyduje głos przewodniczącego. Przegłosowany członek komisji ma obowiązek,
tego samego dnia, przedłożyć przewodniczącemu pisemne stanowisko
z uzasadnieniem, które przewodniczący zobowiązany jest przekazać kierownikowi
Zamawiającego, informując o zaistniałych rozbieżnościach i opisując ten fakt w protokóle z postępowania.
8. W sytuacjach nagłych, w których nie ma możliwości natychmiastowego zwołania
posiedzenia komisji, propozycję decyzji może sporządzić przewodniczący samodzielnie
i przekazać kierownikowi Zamawiającego. O zaistniałej sytuacji przewodniczący informuje
członków komisji.
9. Wszelkie uzyskane informacje przez członków komisji związane z jej pracą objęte są
tajemnicą służbową.
10. Poza sesją otwarcia ofert, prace komisji są poufne i powinny być przeprowadzane
w osobnym pomieszczeniu.
11. Oferty, do czasu zakończenia prac komisji, powinny znajdować się w bezpiecznym
miejscu, do którego nikt, poza członkami komisji, nie ma dostępu.
12. Do czasu ogłoszenia wyników z postępowania z ofertami mogą zapoznać się tylko wykonawcy, którzy złożyli oferty oraz przedłożyli zamawiającemu pisemny wniosek o wgląd do wskazanych ofert.
Rozdział III
Zadania i prawa członków komisji w zakresie przygotowania postępowania
1. Zadania oraz odpowiedzialność członków komisji przetargowej w zakresie przygotowania
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmują w szczególności:
1) opracowanie i przekazanie do zatwierdzenia przez kierownika Zamawiającego:
a) propozycji wyboru trybu wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym;
b) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ);
c) projektów zaproszeń;
d) propozycji listy wykonawców zaproszonych do udziału w postępowaniu;
e) innych wymaganych dokumentów;
2) występowanie do kierownika komórki organizacyjnej, która wnioskowała o
przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne o wprowadzenie zmian do
dokumentacji stanowiącej opis przedmiotu zamówienia.
Rozdział IV
Zadania komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania
1.Zadania komisji przetargowej w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego obejmują w szczególności:
1) ogłoszenie procedury w sposób właściwy dla danego postępowania (Dziennik Urzędowy
Unii Europejskiej, Biuletyn Zamówień Publicznych, strona internetowa Starostwa Powiatowego w Sejnach, tablica ogłoszeń - siedziba zamawiającego;
2) udzielanie wyjaśnień dotyczących zatwierdzonej SIWZ;
3) występowanie z wnioskiem o przedłużenie terminu składania ofert;
4) występowanie z wnioskiem o przedłużenie terminu związania ofertą;
5) przeprowadzenie otwarcia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub/i
ofert;
6) przeprowadzanie oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w
postępowaniu;
7) przeprowadzenie oceny poprawności złożonych ofert;
8) prowadzenie negocjacji z wykonawcami;
9) wezwanie wykonawcy do:
a) uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału, w
postępowaniu,
b) złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty;
c) złożenia wyjaśnień dotyczących elementów oferty, mających wpływ na wysokość ceny;
d) poprawianie w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych
w obliczeniu ceny oraz zawiadomienie o tym fakcie wszystkich wykonawców, którzy złożyli
oferty;
10) poinformowania kierownika Zamawiającego o propozycji:
a) wykluczenia wykonawców;
b) odrzucenia ofert;
c) wyboru oferty najkorzystniejszej;
d) unieważnienia postępowania;
11) analiza wniesionych odwołań i przygotowanie propozycji ich rozstrzygnięcia oraz
przedstawienie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia;
12) wystąpienie o możliwość przedłużenia terminu związania ofertą do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia odwołania;
13) w przypadku uwzględnienia odwołania – powtórzenie bezprawnie zaniechanej czynności oraz powiadomienie o tym wszystkich wykonawców;
14) sporządzanie protokołu postępowania;
15) przedłożenie protokołu z postępowania wraz załącznikami do zatwierdzenia
kierownikowi zamawiającego;
16) po podpisaniu protokołu postępowania przez komisję i zatwierdzeniu wyniku
postępowania przez kierownika zamawiającego - ogłoszenie wyników postępowania poprzez:
a) zamieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Sejnach;
b) zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego;
c) zawiadomienie wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia
o wyniku postępowania;
d) udostępnianie do wglądu, w obecności co najmniej jednego członka komisji przetargowej,
ofert złożonych w przetargu oraz sporządzenie na tę okoliczność notatki; wzór notatki
stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu;
e)wezwanie wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą, do podpisania
umowy w terminie określonym ustawą. W piśmie wzywającym wybranego wykonawcę do podpisania umowy należy określić miejsce i termin, w którym wykonawca winien stawić się do podpisania umowy. W przypadku gdy w postępowaniu złożenia zostanie tyko jedna oferta przez jednego wykonawcę, która nie podlega odrzuceniu zamawiający może zawrzeć umowę niezwłocznie po ogłoszeniu wyniku postępowania.
f) po zawarciu umowy w sposób właściwy dla danego postępowania zamieszczenie
ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
g) przesyłanie wykonawcom, na ich wniosek, kopii protokołu z postępowania;
Rozdział V
Obowiązki przewodniczącego komisji
1. Obowiązki przewodniczącego komisji, jako osoby kierującej jej pracą obejmują
w szczególności:
1) reprezentowanie komisji przed kierownikiem zamawiającego;
2) wyznaczanie miejsca, terminów i prowadzenie posiedzeń komisji;
3) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego;
4) odbieranie od członków komisji, kierownika zamawiającego i innych osób występujących
po stronie Zamawiającego, pisemnych oświadczeń dotyczących okoliczności, o których
mowa w art. 17 ustawy;
5) wyznaczanie członkom komisji zadań związanych z przygotowaniem
i przeprowadzeniem postępowania;
6) nadzorowanie pracy sekretarza komisji;
7) przekazanie wykonawcom:
a) przed otwarciem ofert – informacji o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na
realizację zamówienia oraz o składzie komisji;
b) w trakcie otwarcia ofert – informacji dotyczących nazw i adresów wykonawców, którzy
złożyli oferty, cen ofert, gwarancji, terminu realizacji zamówienia, terminu płatności oraz innych istotnych zapisów, które będą miały wpływ na ocenę ofert;
c) informowanie kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracą komisji;
d) w przypadku wniosku wykonawcy o udostępnienie mu do wglądu ofert, wyznaczenie
zainteresowanemu wykonawcy miejsca i terminu, w którym będzie mógł zapoznać się z ich
treścią;
Rozdział VI
Obowiązki sekretarza komisji
1. Sekretarz komisji przetargowej prowadzi obsługę kancelaryjną komisji oraz wykonuje
zadania powierzone mu przez przewodniczącego, a w szczególności:
1) udostępnia SIWZ;
2) wysyła zaproszenia do składania ofert;
3) powiadamia członków komisji o wyznaczonym przez przewodniczącego terminie i miejscu
otwarcia ofert;
4) kompletuje i dostarcza wszystkim członkom komisji dokumenty na posiedzenie komisji;
5) sporządza notatki z pracy komisji na polecenie przewodniczącego;
6) odpowiada za kompletność dokumentacji do czasu zakończenia prac komisji;
7) prowadzi korespondencję w zakresie zleconym przez przewodniczącego komisji,
dotyczącą m.in. wysyłania wyjaśnień do SIWZ, wniosków, ogłoszeń i innych dokumentów
przygotowanych przez komisję po jednoczesnym zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego;
Rozdział VII
Zakres odpowiedzialności członków komisji oraz
osób wykonujących czynności w przygotowaniu postępowania
1. Osoby, którym kierownik zamawiającego powierzył wykonywanie czynności związanych
z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
członkowie komisji, biegli oraz inne osoby występujące w postępowaniu ponoszą
odpowiedzialność wynikającą między innymi z:
1) Kodeksu Karnego, a w szczególności Rozdziału XXXVI – Przestępstwa przeciwko
obrotowi gospodarczemu;
2) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z póź.zm.);
2. Czynnościami członków komisji będącymi naruszeniem dyscypliny finansów publicznych
są w szczególności udzielenie zamówienia publicznego:
1) wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach ustawy;
2) z naruszeniem przepisów ustawy dotyczących:
a) przesłanek stosowania poszczególnych trybów;
b) obowiązku przekazania lub zamieszczania ogłoszenia w postępowaniu;
c) obowiązku zawiadomienia Prezesa UZP;
3) którego przedmiot lub warunki zamówienia zostały określone w sposób naruszający zasady
uczciwej konkurencji,
4) z naruszeniem innych przepisów, jeżeli to naruszenie miało wpływ na wynik
postępowania:
a) dokonanie oceny spełniania warunków z naruszeniem zasad udzielania zamówień
publicznych, w szczególności niezgodne z treścią ogłoszenia o postępowaniu i/lub specyfikacji;
b) dokonanie oceny ofert w oparciu o kryteria inne niż określone w specyfikacji;
5) poprzez złożenie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty z naruszeniem ustawy;
6) poprzez złożenie propozycji unieważnienia postępowania z naruszeniem ustawy;
7) poprzez złożenie propozycji podpisania umowy z wykonawcą, który nie został wybrany
zgodnie z przepisami ustawy;
8) poprzez przedstawienie kierownikowi zamawiającego do podpisu umowy przed
ostatecznym rozstrzygnięciem protestu;
9) nie złożenie oświadczeń wymaganych przepisami ustawy;
10) poprzez nie złożenie wniosku o wyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego przez członka komisji, który podlega wyłączeniu z postępowania na podstawie
art. 17 ust. 1 ustawy;
DZIAŁ III
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1.Wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z postanowieniami niniejszego Regulaminu
udziela osoba odpowiedzialna za stosowanie zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Sejnach.
2.Zmiany do poszczególnych postanowień oraz zakresu niniejszego Regulaminu mogą być
dokonywane w drodze odrębnych zarządzeń Starosty Powiatu Sejneńskiego.
W załączeniu:
Załącznik Nr 1 (wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekraczającego 25 000 złotych i nieprzekraczającego równowartości 14.000 euro
Załącznik nr 2 (protokół z wyboru wykonawcy zamówienia o wartości powyżej 25.000 złotych, nie przekraczającej równowartości 14.000 euro) Załącznik nr 3 (wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekraczającego równowartości 14.000 euro)
Załącznik nr 4 (notatka na okoliczność dokonania wglądu do złożonych ofert )
Załącznik Nr 1
do Regulaminu udzielania
zamówień publicznych
pieczęć komórki organizacyjnej
Znak sprawy...........................................
Sejny, dnia…………….
Do: Starosty Powiatu w Sejnach
W N I O S E K
o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekraczającego (netto) 25 000 złotych i nieprzekraczającego równowartości 14.000 euro
(na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2006 r.
Nr 164, poz. 1163, z późn. zm.)
1. Wnioskodawca:
……………………………………………………………………………………
2. Nazwa zadania /przedmiotu zamówienia:
.…………………………………………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………………………
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Dostawy: …………. Usługi: ………….. Roboty budowlane: ……………….
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
4. Szacunkowa wartość zamówienia – całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez
podatku VAT
netto: ......................... zł., co stanowi równowartość w euro ……………… zgodnie z rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów z dnia ............................. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro
stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych -1 euro = ................ zł
Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonał/a……………………………………
dniu ……………….. na podstawie ……………………
5. Termin lub okres realizacji zamówienia:
…………………………………………………………………………………………………
6. Proponowany rodzaj procedury:
1) Zaproszenie do złożenia oferty
Propozycja zaproszenia - …………………………………………………………………………………………..
(nazwa wykonawcy, adres)
Uzasadnienie propozycji skierowania zaproszenia do jednego wykonawcy:
..........................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
2) Zapytanie ofertowe
Propozycja skierowania zapytania ofertowego do następujących wykonawców:
1) ……………………………………………………………………………………………………..
(nazwa wykonawcy, adres)
2) …………………………..................................................................................................................
3) ……………………………………………………………………………………………………..
4) ……………………………………………………………………………………………………..
5)……………………………………………………………………………………………………..
3) Publiczne ogłoszenie
Propozycja zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej (www.powiat.sejny.pl)
7. Istotne postanowienia umowy, które winny być wprowadzone do umowy:
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
8. Proponowane warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu ich oceny:
(w szczególności dotyczące niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz wymagań jakie mają spełniać usługi, dostawy lub roboty
budowlane)
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………….......
……………………………………………………………………………………………………
9. Źródło finansowania ( pozycja budżetu, środki budżetowe, zewnętrzne, dotacje itp.)
Dział……………….. rozdział………………….. §…………
……………………….............................................................................…..
.......................................................................
(podpis Wnioskodawcy)
...................................................
Podpis Skarbnika Powiatu ………………………….
Zatwierdzam:
….……………................................……
- niewłaściwe skreślić data/podpis
Załącznik Nr 2
do Regulaminu udzielania
zamówień publicznych
pieczęć komórki organizacyjnej
Protokół z wyboru wykonawcy zamówienia
o wartości (netto) powyżej 25 000 złotych, nie przekraczającej równowartości 14.000 euro
(na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047, 1473 z póź. zm.)
1. Przedmiot zamówienia:
..................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................
2. Wartość szacunkowa zamówienia:
.......................................zł
(netto)
tj. ....................................euro, wg kursu z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia ................ - 1 euro = ....... zł
3. Rodzaj przeprowadzonej procedury
1. Zaproszenie do złożenia oferty
Zaproszenie do składania oferty zostało skierowane do jednego wykonawcy pismem z dnia …………….. tj do: …………………………………............................................................................................................................……………......
(nazwa wykonawcy, adres)
Na podstawie złożonej dnia ……………. oferty:
Wartość brutto wynosi - ……….....….. zł.
w tym:
cena netto - ………………….......……. zł
podatek VAT ………% - …………….. zł
Termin realizacji - ……………….
Gwarancja - ………………….
Inne istotne elementy oferty ………………………………………………………………………..
2.Zapytanie ofertowe
Pismem znak …………. z dnia …………….wystąpiono do ……….. wykonawców z zapytaniem ofertowym.
Zapytania ofertowe zostały skierowane do:
1) ……………………………………………………………………………………………………..
(nazwa wykonawcy, adres)
2) …………………………..................................................................................................................
3) ……………………………………………………………………………………………………..
4) ……………………………………………………………………………………………………..
5)……………………………………………………………………………………………………..
3. Publiczne ogłoszenie
Publiczne ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone dnia …………….. na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Sejnach (www.powiat.sejny.pl).
4. Porównanie ofert:
(oferty – pisemne odpowiedzi na zapytanie ofertowe, oferty – złożone na publiczne ogłoszenie o zamówieniu)
Nr Oferty .....
Nazwa i adres firmy ......................................................................................................................................................
Cena netto zamówienia ...................... zł
VAT ..........% ...... = ............................ zł
Wartość brutto: ................................... zł
Termin realizacji .....................................
Gwarancja mies. ........................................................................…....................................
Nr Oferty .....
Nazwa i adres firmy ......................................................................................................................................................
Cena netto zamówienia ...................... zł
VAT ..........% ...... = ............................ zł
Wartość brutto: ................................... zł
Termin realizacji .....................................
Gwarancja mies. ........................................................................…....................................
Nr Oferty .....
Nazwa i adres firmy ......................................................................................................................................................
Cena netto zamówienia .................... zł
VAT ..........% ...... = ............................ zł
Wartość brutto: ................................... zł
Termin realizacji .....................................
Gwarancja mies. ........................................................................…....................................
5. Wskazanie wykonawcy i uzasadnienie wyboru:
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………………………….....
Imię i nazwisko pracownika prowadzącego postępowanie
1) ……………………………… ... ... ... .. ... ... ... . .... ... .... .... .... .... .... ...(podpis) ..............................................
2) ………………………………... ... .... .... ... ... .... .... ..... ... ..... ..... ..... ....(podpis) ............................................
Zatwierdzam wybór wykonawcy
.......................................................
data i podpis kierownika zamawiającego
Załączniki:
1. ……………………………
2. ……………………………
Załącznik Nr 3
do Regulaminu udzielania
zamówień publicznych
pieczęć komórki organizacyjnej
Znak sprawy …………………….
Sejny, …………….
Do Starosty Powiatu w Sejnach
W N I O S E K
o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekraczającego równowartości 14.000 euro
1. Wnioskodawca:
……………………………………………………………………………………
2. Nazwa zadania /przedmiotu zamówienia:
.……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
3. Kod wg: Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) dostępny – www.uzp.gov.pl
…………………………………………………………………………………………………
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Dostawy: …………. Usługi: ………….. Roboty budowlane: ……………….
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
5. Szacunkowa wartość zamówienia – całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez
podatku VAT
netto: ................................................................. zł., co stanowi równowartość w euro
………………… zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z .............................. r. w
sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania
wartości zamówień publicznych -1 euro = .............. zł
Podstawą ustalenia wartości zamówienia:
1) na roboty budowlane*:
– jest kosztorys inwestorski*/są planowane koszty robót budowlanych określone w programie funkcjonalno-użytkowym*
2) na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych są*:
– planowane koszty prac projektowych oraz planowane koszty robót budowlanych określone w programie
funkcjonalno-użytkowym*
3) na usługi*/dostawy* powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień:
a) na usługi należące do tej samej kategorii*/dostawy należące do tej samej grupy* określonej we Wspólnym
Słowniku Zamówień, udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z
uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok
średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem*
b) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze*/dostawie*,
albo w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego*, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy*
4) na wykonanie prac projektowych/programu funkcjonalno-użytkowego*:
– jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw
sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych
kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389).
Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonał/a…………………………………..
w dniu ……………….. na podstawie wykazanej powyżej.
6. Przewidywane zamówienia uzupełniające - zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy –
Prawo zamówień publicznych – stanowiące (netto) nie więcej niż: 50% wartości zamówienia
podstawowego (dla usług i robót budowlanych) tj. -............................. zł lub nie więcej niż 20 % dla dostaw tj. - ............................. zł.,
· w przypadku przewidywanych zamówień uzupełniających wartość szacunkową należy powiększyć o
wartość zamówień uzupełniających.
7. Termin lub okres realizacji zamówienia:
………………………………………………………………………………………………….
8. Proponowany tryb postępowania :
......................................................................................................................................................
(przetarg nieograniczony/ograniczony/negocjacje z ogłoszeniem/ negocjacje bez ogłoszeniem,
dialog konkurencyjny/zamówienie z wolnej ręki/zapytanie o cenę/licytacja elektroniczna)
Uzasadnienie propozycji trybu innego niż przetarg nieograniczony lub ograniczony:
..........................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
9. Proponowany wykaz osób do pracy w Komisji Przetargowej:
(w szczególności specjalistów z dziedziny stanowiącej przedmiot zamówienia)
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
10. Istotne postanowienia umowy, które winny być wprowadzone do projektu umowy:
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
11. Proponowane warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu ich oceny:
(w szczególności dotyczące niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz wymagań jakie mają spełniać usługi, dostawy lub roboty
budowlane)
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
12. Wykaz załączanych do wniosku dokumentów, niezbędnych do przeprowadzenia
postępowania:
(w przypadku robót budowlanych konieczne są dokumenty, o których mowa w art.31 ust. 1-3 oraz art. 33
ust. 1,2 ustawy prawo zamówień publicznych)
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
13. Kwota brutto, którą Wnioskujący zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotu
zamówienia:
…………………………………. zł
14. Źródło finansowania ( pozycja budżetu, środki budżetowe, zewnętrzne, dotacje itp.)
Dział……………….. rozdział………………….. §…………
…………………………..
(podpis Wnioskodawcy)
Podpis Skarbnika Powiatu (dot. pkt 13 i 14)
…………………………
Zatwierdzam
Załączniki:
…………… ……………………………………..
* niewłaściwe skreślić
Załącznik Nr 4
do Regulaminu udzielania
zamówień publicznych
postępowanie Nr.....................................
Notatka
spisana w dniu .....................r. na okoliczność dokonania wglądu do ofert złożonych w dniu ........................r.
1. Tytuł postępowania:
..................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
2. Osoby dokonujące wglądu:
Lp. ..........
Nazwa i adres firmy Imię i nazwisko ................................................................................................
osoby dokonującej wglądu .................................................................................................................
Podpis
1. ...........................................
2. ............................................
3. ...........................................
3. Wykaz udostępnionych ofert / wniosków:
Lp. Oferta / wniosek Wykonawcy:
1. ..............................................................................................................................................................
2. ..............................................................................................................................................................
3. .............................................................................................................................................................
4. ..............................................................................................................................................................
Uwagi pracownika osoby odpowiedzialnej za nienaruszony stan ofert:
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
..................................................................
podpis osoby odpowiedzialnej za nienaruszony stan ofert
Metryka strony
