ZARZĄDZENIE Nr 13/2013

STAROSTY SEJNEŃSKIEGO

z dnia 13 maja 2013r.

 

w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Sejnach  oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu Sejneńskiego.

  

Na podstawie art. 34 ust. 1 i art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2001r.  Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 167, poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 149, poz. 887oraz Nr 217, poz. 1281.), art. 69 ust. 1 pkt 2  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240, z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726 oraz z 2011 r. Nr 185, poz. 1092 , Nr 201, poz. 1183 i Nr 234, poz. 1386) oraz art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 i 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726, z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429, Nr 291, poz. 1707, z 2012 r. poz. 1456, 1530, 1548.) uchwala się, co następuje:

§ 1. Użyte w niniejszych procedurach pojęcia oznaczają:

1) kontrola - jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach) oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości i zwiększenie prawdopodobieństwa zrealizowania celów i zadań,

2) kontrola zarządcza - stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,

3) samoocena - czynność polegająca na ocenie przez każdego zatrudnionego w jednostce prawidłowości wykonywania własnej pracy: z uwzględnieniem obowiązków wynikających z zakresu czynności oraz postanowień zawartych w innych obowiązujących procedurach,

4) informacja zarządcza - jest to informacja (słowna lub pisemna), która ma wpływ na proces podejmowania decyzji. Obejmuje swym zakresem całokształt pracy jednostki,

5) zalecenia pokontrolne - jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości i niezgodności z obowiązującymi przepisami,

6)wniosek pokontrolny - jest to propozycja wprowadzenia zmiany zakładająca usprawnienie lub poprawę organizacji pracy,

7) procedury obowiązujące w jednostce nazywane są procedurami kontroli. Należy je rozumieć w dwojakim znaczeniu:

a) jako ustalony (w obowiązujących instrukcjach wewnętrznych i regulaminie) sposób realizacji określonych zadań stanowiący dla urzędników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli,

b) wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania poprzez sprawdzenie pod względem merytorycznym (zgody z ustawą Prawo zamówień publicznych), ewentualnie przyjęcie mienia na stan, sprawdzenie dowodów pod względem formalno - rachunkowym, dokonanie kontroli przez skarbnika, do zatwierdzenia przez Starostę, Wicestarostę lub osoby przez nich upoważnione,

8) procedury finansowe - są to procedury wynikające z ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie przepisów wykonawczych,

9) procedury około finansowe - są to procedury wynikające z innych niż finansowe aktów prawnych.

10) zadania wrażliwe -to takie działania, których wykonywanie wiąże się potencjalnie z silną podatnością pracowników na wpływy, w tym zwłaszcza zewnętrzne, mogące wywoływać szkodliwe dla gospodarki finansowej jednostki zachowania pracowników (np. nadużycia, oszustwa, korupcję). Za wrażliwe należy także uznać zadania, przy wypełnianiu których rutyna spowodowana zbyt długim wykonywaniem tych samych czynności może być szkodliwa dla gospodarki finansowej jednostki.

§ 2. Cel i zakres kontroli:

1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1)zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2)skuteczności i efektywności działania,

3)wiarygodności sprawozdań,

4)ochrony zasobów,

5)przestrzegania i promowania zasad efektywnego postępowania,

6)efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7)zarządzania ryzykiem.

2. Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej, na podstawie następujących kryteriów:

a) zgodności z prawem - w ramach którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa,

b) rzetelności - w ramach którego obowiązki pracowników wypełniane są z należytą starannością, sumiennie i terminowo, z dokumentowaniem określonych zadań zgodnie z rzeczywistością, z uwzględnieniem okoliczności,

c) celowości - w ramach którego pracownicy badają, czy działalność jednostki jest zgodna z celami i zadaniami wskazanymi w przepisach,

d) gospodarności -w ramach którego pracownicy optymalizują metody i sposoby oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem, a ponadto stosują działania zapobiegające powstawaniu szkód i ich ograniczaniu,

e) przejrzystości - w ramach którego klasyfikuje się dochody i wydatki, sporządza sprawozdania finansowe, stosuje zasady rachunkowości, a ponadto sprawdzeniu czy dokumenty (dowody księgowe) są opisywane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania,

f) jawności - w ramach którego powiat posiada stronę internetową, Biuletyn Informacji Publicznej i udostępnia materiały zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.

§ 3. Podstawowe funkcje kontroli zarządczej:

1)porównanie stopnia realizacji podjętych działań z przyjętymi założeniami,

2) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane:

a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

c) w terminach i w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

d) zgodnie z przepisami prawa.

§ 4. Funkcjonują dwa poziomy kontroli zarządczej:

1)poziom I kontroli zarządczej jest podstawowym poziomem funkcjonowania kontroli i wykonywany jest w poszczególnych jednostkach organizacyjnych powiatu. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostkach odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek,

2)poziom II kontroli zarządczej - jest to kontrola na poziomie powiatu. Za funkcjonowanie kontroli na tym poziomie odpowiada Starosta.

§ 5. Kontrolę zarządczą w Powiecie Sejneńskim i jego jednostkach organizacyjnych stanowią również:

1)kontrola instytucjonalna wykonywana przez Regionalną Izbę Obrachunkową oraz NIK, w sytuacji gdy prowadzi czynności kontrolne na zlecenie Zarządu Powiatu,

2)kontrola finansowa sprawowana przez skarbnika powiatu oraz głównych księgowych jednostek.

§ 6. 1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi pracownik ds. kontroli wewnętrznej zwany w dalszej części koordynatorem kontroli zarządczej.

2. Koordynator w imieniu Starosty sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych powiatu.

§ 7. Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:

1. środowiska wewnętrznego,

2. zarządzania ryzykiem,

3. czynności/ mechanizmy kontrolne,

4. informacja i komunikacja,

5. monitoring i ocena.

§ 8. 1. Środowisko kontroli - odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania najwyższego kierownictwa w odniesieniu do znaczenia kontroli w organizacji. Nadaje ton organizacji oraz wpływa na świadomość personelu. Zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli wewnętrznej.

2. Kierownik jednostki oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownik jednostki poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników.

3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej.

4. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

5. Kierownik jednostki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników jednostki.

6. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny.

7. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

8. Zakres czynności jest precyzyjnie określony oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego.

9. Zakresy czynności opracowywane są zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Sejnach.

10. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem.

11. Pracownicy na stanowiskach funkcyjnych są zobowiązani do zidentyfikowania zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki oraz ustanowienia środków zaradczych.

12. Zestawienie zadań wrażliwych oraz mechanizmów kompensujących winno być określone w formie pisemnej. Pracownicy winni być zapoznani z niniejszym zestawieniem.

§ 9. 1. Zarządzanie ryzykiem - opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów, połączonych ze sobą na wszystkich szczeblach organizacji. Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności, jak i całej organizacji.

2. Kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami Starostwa.

3. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Pracownicy wymienieni w ust. 2 w porozumieniu ze Starostą określają akceptowany poziom ryzyka.

4. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Pracownicy wymienieni w ust. 2 w porozumieniu ze Starostą określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

 § 10. 1. Czynności/mechanizmy kontrolne - zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych kierownictwa w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Bez względu na to, czy są wykonywane automatycznie, czy ręcznie, mają różne cele i są stosowane na wszystkich szczeblach i funkcjach w organizacji.

2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:

1. na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń, 
2. oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów-korzyści, 
3. dobrze umiejscowione - punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od celów organizacji, 
4. elastyczne - kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne, 
5. odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej. Muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane, 
6. spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki, 
7. zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.

§ 11. 1. Informacja i komunikacja - należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób.

2. System informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu generowania sprawozdań finansowych, operacyjnych i zgodności.

3. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.

4. Przekazywanie informacji (komunikacja) w Starostwie Powiatowym umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością.

§ 12. Samoocena –Starosta Powiatu Sejneńskiego, pracownicy Starostwa,  a także kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu dokonują samooceny (w formie pisemnej) w zakresie przestrzegania standardów kontroli zarządczej do końca lutego lub w innym terminie wyznaczonym przez Starostę Sejneńskiego.

§ 13. 1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.

2. Starosta w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów.

3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.

4. Samoocena systemu kontroli zarządczej może być wykonywana z zastosowaniem przykładowej ankiety stanowiącej załącznik nr 1 i nr 2 do Zarządzenia lub ankiety dostosowanej do indywidualnych potrzeb.

5. Wyniki samooceny sporządza się w formie raportu zgodnie z wytycznymi Komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z dnia 11 marca 2011r.) do 31 marca lub w innym terminie wyznaczonym przez Starostę Sejneńskiego.

§ 14. Kontrola zarządcza może być:

1. kompleksowa – polegająca na zbadaniu całokształtu zasadniczych funkcji i zadań statutowych danej jednostki, 
2. problemowa - polegająca na kontroli wybranych zagadnień lub wycinka działalności kontrolowanej jednostki,
3. doraźna - przeprowadzana na wniosek, nie ujęta w planie kontroli, mająca charakter interwencyjny, wynikający z pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego (np. inspekcja, rewizja), 
4. sprawdzająca - kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku wcześniejszych kontroli. 

§ 15. W Starostwie Powiatowym w Sejnach prowadzony jest również audit wewnętrzny na postawie Księgi Jakości.

§ 16. Tryb przeprowadzania kontroli:

1. kontrola przeprowadzana jest na podstawie rocznego planu kontroli,
2.  plan kontroli w każdym czasie może być zmieniony przez Starostę Powiatu Sejneńskiego,
3. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia,
4. Upoważnienie nie jest wydawane w przypadku przeprowadzania kontroli przez Kierownika we własnym wydziale,
5. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości sporządzany jest protokół przeprowadzenia kontroli,
6. w przypadku, gdy postępowanie kontrolne nie wykazuje żadnych nieprawidłowości można sporządzać  sprawozdanie z przeprowadzonej kontroli lub notatkę służbową,
7.  szczegółowe zasady przeprowadzenia kontroli uregulowane są odrębnym zarządzeniem.

§   17. Kierownicy jednostek organizacyjnych przekazują Staroście oświadczenia o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w  kierowanych przez siebie jednostkach zgodnie z wzorem stanowiącym zał nr 3 do niniejszego zarządzenia do 30 kwietnia lub w innym terminie wyznaczonym przez Starostę Sejneńskiego.   

§  18. Traci moc zarządzenie nr 22/2010 Starosty Sejneńskiego w sprawie ustalenia procedur kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Sejnach.

§ 19. W sprawach nieregulowanych niniejszą uchwałą zastosowanie mają m.in. przepisy ustawy o finansach publicznych, Statutu Starostwa, Księgi Jakości oraz Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sejnach.

§ 20.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 

 

Starosta

Andrzej Szturgulewski