Zarządzenie nr 30 z 2007r.
Zarządzenie nr 30/07
Starosty Sejneńskiego
z dnia 30 października 2007r.
w sprawie instrukcji organizacji archiwum zakładowego
Starostwa Powiatowego w Sejnach
Na podstawie art.6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. ( Dz.U. z 2006r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217, Nr 220, poz. 1600, z 2007r. Nr 64, poz. 426) o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zarządzam co następuje:
§1. Wprowadzam obowiązek stosowania instrukcji organizacji archiwum zakładowego Starostwa Powiatowego w Sejnach, stanowiącej załącznik do zarządzenia.
§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik
do Zarządzenia nr 30/07
Starosty Sejneńskiego
z dnia 30 października 2007r.
Instrukcja w sprawie organizacji archiwum zakładowego
Starostwa Powiatowego w Sejnach
§ 1. Prowadzenie archiwum zakładowego jest zadaniem Wydziału Ogólnego Starostwa Powiatowego w Sejnach.
§ 2. Lokal archiwum zakładowego mieści się w piwnicy ul. 1 Maja 1.
§ 3. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowywania do przekazania archiwum zakładowemu,
przyjmowania w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
udostępnianie akt osobom upoważnionym,
przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Suwałkach,
komisyjne brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz komisyjne przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie.
§ 4. 1. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, 1074, z 1999r. Nr 102, poz. 1187, z 2001r. Nr 116, poz. 1243).
§ 5. 1. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczania akt z archiwum zakładowego.
2. Archiwum zakładowe przyjmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych:
1) kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym, zgodnie z wytycznymi zawarymi w rozdziale IX Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, 1074, z 1999r. Nr 102, poz. 1187, z 2001r. Nr 116, poz. 1243), opisane zgodnie z wzorem zał. nr 1.
2) w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego sporządzonego w trzech (lub czterech dla akt kat. A) egzemplarzach przez komórkę zdającą,
3) jeden egzemplarz spisu zdawczo odbiorczego pozostaje w archiwum zakładowym, drugi na stanowisku pracy pracownika prowadzącego archiwum, a trzeci otrzymuje komórka zdająca akta. Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii „A” i kategorii ”B”.
4) szczegółowy terminarz przekazywania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne komórki organizacyjne corocznie opracowuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w porozumieniu z kierownikami tych komórek.
§ 6. Sposób oznaczenia kategorii archiwalnych dokumentacji określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postepowania z dokumantacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
§ 7. Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym
- Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamaną przez numer kolejny spisu w danym roku, łamaną przez rok przekazania.
- Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
1) spisy zdawczo-odbiorcze- załącznik nr 2,
2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację -zał. nr 3,
3) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza jego obręb-załącznik nr 4,
4) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,
5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum państwowego - zał. nr 5,
6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej –zał. nr 6 wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie –zał. nr 7.
7) środki ewidencyjne wymienione w punktach 1, 2, 4, 5 i 6 należą do dokumentacji kategorii "A".
§ 8. Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi.
§ 9. W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się według komórek organizacyjnych
§ 10. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje do celów służbowych, na żądanie organów kontrolnych oraz do celów naukowo - badawczych. Udostępniane są całe teczki, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.
§ 11. 1. Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu lub w budynkach Starostwa Powiatowego w Sejnach po uzyskaniu zgody właściego Kierownika Wydziału lub w wyjątkowych przypadkach wypożyczenia poza obręb budynków Starostwa Powiatowego w Sejnach, po uzyskaniu zgody Starosty.
2. W miejscu wyjętych z regału akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać tytuł akt, datę udostępniania akt i nazwisko osoby korzystającej z akt.
§ 12. 1. W zależności od potrzeb pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej.
2. Po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym przekazuje własne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.
§ 13. 1. W przypadku dokumentacji niearchiwalnej nieprzydatnej, której okres przechowywania w archiwum zakładowym minął występuje się do Archiwum Państwowego w Suwałkach o zgodę na wybrakowanie akt.
2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza komisja powołana przez Starostę.
3. Po uzyskaniu akceptacji komisja powołana przez Starostę przekazuje nieprzydatne dokumenty na makulaturę, zachowując dowody jej przekazania lub dokonuje jej zniszczenia sporządzając protokoły zniszczenia.
Załącznik nr 1
do instrukcji organizacji archiwum zakładowego
z dnia 30 października 2007r.
OPIS TECZKI AKTOWEJ
………………….. ………………………………. ………………........
Symbol literowy jednostka i komórka organizacyjna kategoria archiwalna
komórki organizacyjnej
i symbol klasyfikacyjny
z wykazu akt
…………………………………………………………………………………………………
Tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego
…………………………………….
roczne daty końcowe akt
Załącznik nr 2
do instrukcji organizacji archiwum zakładowego
z dnia 30 października 2007r.
………………………………………………………
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ……..………….
L.p. | Znak teczki | Tytuł teczki lub tomu | Daty skrajne od – do | Kat. akt | Liczba teczek | Miejsce przechowania akt w składnicy | Data zniszczenia lub przekazania do archiwum |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Załącznik nr 3
do instrukcji organizacji archiwum zakładowego
z dnia 30 października 2007r.
………………………………………………………
(Nazwa zakładu pracy)
Wykaz spisów zdawczo -odbiorczych
L.p. | Data przyjęcia akt | Nazwa komórki przekazującej akta | Liczba pozycji spisu | Liczba pozycji teczek | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Załącznik nr 4
do instrukcji organizacji archiwum zakładowego
z dnia 30 października 2007r.
……………………………
pieczątka komórki organizacyjnej
data ……………………………..
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT
Proszę o udostępnienie*)wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej:
………………………………………………………………………………………….
z lat ……………………………….o znakach ……………………………………………
upoważniam do korzystania z nich *) wypożyczenia*)
…………………………………………………………………………………………….
imię i nazwisko
…………………………………………
data i podpis
Potwierdzam odbiór wymienionych powyżej akt-tomów ……………..kart …….
Data …………………..Podpis ……………………………….
Adnotacje o zwrocie akt …………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………. ………………….. ……………………
Podpis oddającego akta Data zwrotu akt Podpis odbierającego
*) zbędne skreślić
Załącznik nr 5
do instrukcji organizacji archiwum zakładowego
z dnia 30 października 2007r.
……………………………………………… ……………………dnia………………
(Nazwa i adres jednostki organizacyjnej (miejscowość)
przekazującej materiały archiwalne)
Spis zdawczo- odbiorczy nr ………
materiałów archiwalnych Starostwa powiatowego w Sejnach
przekazanych do Archiwum Państwowego w Suwałkach
L.p. | Nr i lp. spisu zdawczo -odbiorczego | Symbol z wykazu akt | Tytuł teczki | Daty skrajne | Liczba tomów | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Załącznik nr 6
do instrukcji organizacji archiwum zakładowego
z dnia 30 października 2007r.
………………………………………..
Nazwa i adres jednostki organizacyjnej
Protokół oceny
dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ………………..mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej .
Przewodniczący Komisji ………………………
Członkowie Komisji …………………………...
……………………………
……………………………
…………………………...
Zał.
………kart spisu
………pozycji spisu
Załącznik nr 7
do instrukcji organizacji archiwum zakładowego
z dnia 30 października 2007r.
………………………………………………………
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej (aktowej) na makulaturę lub zniszczenie Nr …..
L.p. | Nr i lp. spisu zdawczo -odbiorczego | Symbol z wykazu akt | Tytuł teczki | Daty skrajne | Liczba tomów | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Metryka strony
