Kontrola przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Sejnach przez Archiwum Państwowe w Suwałkach

1. 1. Numer sprawy: OR.1710.1.2013
   2. Nazwa jednostki kontrolującej: Archiwum Państwowe w Suwałkach
   3. Nazwa jednostki kontrolowanej: Archiwum Zakładowe Starostwo Powiatowe w Sejnach
   4. Rodzaj przeprowadzonej kontroli: /sposób realizacji kontroli: -
   5. Tematyka i zakres przeprowadzonej kontroli: kontrola Archiwum Zakładowego
   6. Data rozpoczęcia/zakończenia kontroli: 6 czerwca 2013 r.
   7. Badany okres: -
   8. Zalecenia pokontrolne:
   1. uporządkować odziedziczoną dokumentację archiwalną, na zasadach określonych w  § 63 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej i § 15 ust. 4 instrukcji archiwalnej stanowiące załączniki nr 1 i nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27, poz. 140) oraz sporządzić nowa jej ewidencję, a jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego uporządkowanych akt proszę przesłać do wiadomości Archiwum, zaś zbędną do bieżącej pracy wydziału Geodezji i Kartografii Starostwa dokumentację archiwalną proszę przekazać do Archiwum Państwowego w Suwałkach na zasadach określonych w § 13-16 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
   2. Podjąć działania zmierzające do usytuowania archiwum zakładowego w strukturze  organizacyjnej Starostwa zgodnie z § 4 ust. 3 instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, stanowiącej załącznik nr 6 do cytowanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
   3. Przejmować regularnie do archiwum zakładowego własną dokumentację kategorii A i B, przeprowadzając jednocześnie weryfikację jej kategorii archiwalnej, w myśl § 6 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27, poz. 140).
   4. Podjąć działania mające na celu dostosowanie lokalu archiwum zakładowego do warunków określonych w rozdziale 3 w/w instrukcji archiwalnej, w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie w/w rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, (§ 6 ust. 9 cytowanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.)
   9. Informacja o wykonaniu zaleceń pokontrolnych: odpowiedzi na zalecenia pokontrolne dokonano pismem z dnia 21 sierpnia 2013 r.