Kontrola przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Sejnach przez Archiwum Państwowe w Suwałkach

Numer sprawy: OR.1710.8.2014

1. Nazwa jednostki kontrolującej: Archiwum Państwowe w Suwałkach

2. Nazwa jednostki kontrolowanej: Archiwum Zakładowe Starostwo Powiatowe w Sejnach

3. Rodzaj przeprowadzonej kontroli: /sposób realizacji kontroli: -

4. Tematyka i zakres przeprowadzonej kontroli: kontrola Archiwum Zakładowego

5. Data rozpoczęcia/zakończenia kontroli: 7 listopada 2014 r.

6. Badany okres: -

7. Zalecenia pokontrolne:

- Przejąć do archiwum zakładowego, na zasadach określonych w  § 63 ust. 1 i 3 instrukcji kancelaryjnej oraz § 14- 15 instrukcji archiwalnej stanowiące załączniki nr 1 i nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie  organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27, poz. 140),  komplet akt kategorii A i B zakończonych do końca 2011 r.

- Dokumentację akt spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego (§ 63 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej).

- Dokończyć porządkowanie odziedziczonej dokumentacji archiwalnej na zasadach określonych w § 63 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej) i § 15 ust. 4 instrukcji archiwalnej  stanowiące załącznik nr 1 i 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie  organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27, poz. 140). Zbędną do bieżącej pracy Wydziału Geodezji i Kartografii Starostwa odziedziczoną dokumentację archiwalną przekazać do Archiwum Państwowego w Suwałkach na zasadach określonych w § 13-16 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. nr 167, poz. 1375).

- Dostosować do wymogów określonych w rozdziale 3 cytowanej instrukcji archiwalnej lokal archiwum zakładowego

- Punkty 1-2 zaleceń pokontrolnych wykonać do 31 grudnia 2015 r. O realizacji pkt. 3 zaleceń informować systematycznie.

8. Informacja o wykonaniu zaleceń pokontrolnych: odpowiedzi na zalecenia pokontrolne dokonano pismem Nr KW.1630.1.1.2015 z dnia 5 stycznia 2015 r.